Expediente electrónico IMMEX: documentos obligatorios (Art. 36-A y 59 Ley Aduanera)
En una auditoría de la Administración General de Auditoría de Comercio Exterior (AGACE), tener los pedimentos pagados no basta para acreditar el cumplimiento. El artículo 59, fracción V de la Ley Aduanera obliga a todo importador y exportador a formar un expediente electrónico por cada uno de los pedimentos o avisos consolidados que tramite, el cual debe contener el propio pedimento en el formato en que se haya transmitido, así como todos sus anexos, acuses de valor (COVE) y documentos digitalizados (E-Documents) exigidos por el artículo 36-A de la misma ley.
Para una empresa con Programa IMMEX, el expediente se divide en dos capas complementarias: el Expediente Corporativo del Programa (que acredita la vigencia de las autorizaciones ante la Secretaría de Economía y el SAT) y el Expediente Operativo por Pedimento y Trazabilidad (que prueba la entrada, transformación y retorno de cada lote de mercancía).
1. Expediente Corporativo del Programa IMMEX (Carpeta Maestra)
Antes de revisar un solo pedimento, cualquier requerimiento de autoridad o auditoría de mantenimiento del Registro en el Esquema de Certificación de Empresas (RECE) solicita la carpeta legal de la planta. Esta carpeta debe mantenerse actualizada con control de versiones en los siguientes diez rubros:
| Rubro Corporativo | Documentos específicos que debe contener | Fundamento legal |
|---|---|---|
| 1. Autorización IMMEX y ampliaciones | Oficio original de autorización SE, alta de modalidades, ampliaciones de productos sensibles (Anexo II) y registros de submanufactura | Art. 11 y 21 Decreto IMMEX |
| 2. Certificación IVA e IEPS / OEA | Oficio de otorgamiento vigente del RECE (Rubro A, AA o AAA / OEA) y acuses de renovación en VUCEM | Art. 28-A LIVA y Reglas 7.1.1 a 7.2.3 RGCE |
| 3. Autorización PROSEC y Regla 8a | Oficio de autorización de sectores PROSEC y permisos previos vigentes de la partida 98.02 | Decreto PROSEC y Regla 8a LIGIE |
| 4. Acreditación de Domicilios | Contratos de arrendamiento o escrituras públicas, comprobantes de pago de renta, planos de distribución (layout), fotografías y Fe de Hechos | Art. 11 Decreto IMMEX y Regla 7.1.1 Fracc. VI RGCE |
| 5. Encargo Conferido y Mandatos | Acuses electrónicos de alta y baja de patentes de agentes aduanales y agencias aduanales en el portal del SAT | Art. 59 Fracc. III Ley Aduanera |
| 6. Reportes Anuales (RAOCE) | Acuses de presentación en VUCEM del Reporte Anual de Operaciones de Comercio Exterior de los últimos 5 ejercicios (presentados en mayo) | Art. 25 Decreto IMMEX |
| 7. Contratos de Maquila y Comodato | Contrato de maquila con la matriz extranjera (traducido al español y apostillado si aplica) y contratos de comodato de maquinaria y moldes (AF) | Art. 181-183 LISR y Art. 108-III Ley Aduanera |
| 8. Procesos Productivos y BOM | Diagramas de flujo productivo por familia de producto, catálogo maestro de números de parte y listas de materiales (BOM) con historial de cambios | Anexo 24 Apartado A Fracc. I RGCE |
| 9. Cumplimiento Laboral e IMSS | Cédulas de determinación del SUA, comprobantes bancarios de pago bimestral al IMSS/INFONAVIT y contratos de servicios especializados (REPSE) | Regla 7.1.1 Fracc. III RGCE |
| 10. Avisos de actualización (Regla 7.2.1) | Acuses de avisos de adición o baja de domicilios, cambios de socios, representantes legales o fusiones presentados dentro de plazo | Regla 7.2.1 RGCE y Art. 24 Decreto IMMEX |
2. Expediente Electrónico por Pedimento (Art. 36-A y 59-V Ley Aduanera)
Por cada pedimento de importación (IN, AF, A1, V1) o de exportación/retorno (RT, A1, V1, J1) modulado, el expediente digital debe reunir los archivos técnicos y probatorios que exige el artículo 36-A de la Ley Aduanera:
| Documento / Archivo | Formato requerido en el expediente | Qué acredita ante el SAT |
|---|---|---|
| 1. Pedimento y Validación | PDF completo (no sólo simplificado), archivo de validación (.M) y archivo de respuesta bancaria / modulación (.A o acuse SAAI) | Existencia jurídica del despacho, pago de contribuciones o aplicación de Forma de Pago 21 y fecha oficial de entrada/salida |
| 2. COVE y Factura / CFDI | XML y PDF del Acuse de Valor (COVE) junto con la factura comercial extranjera o CFDI de exportación | Valor comercial, moneda, Incoterm, descripción específica y vinculación entre proveedor y comprador |
| 3. E-Documents (Digitalizados VUCEM) | Archivos PDF originales (300 DPI escala de grises) y sus acuses XML/PDF con folio de 13 dígitos de VUCEM | Cumplimiento del Art. 36-A: documento de transporte (Bill of Lading, guía aérea, lista de empaque), certificados NOM/RRNA y permisos previos |
| 4. Manifestación de Valor y Hoja de Cálculo | Formato de Manifestación de Valor y Hoja de Cálculo para la determinación del valor en aduana de mercancías de importación | Método de valoración aduanera (Art. 64 al 78 Ley Aduanera) e incrementables (Art. 65). (Ver exenciones en Regla 7.3.1 y 7.3.3 para Rubro AA/AAA y OEA) |
| 5. Certificación de Origen | Certificación de origen T-MEC (con los 9 elementos del Anexo 5-A) o certificado EUR.1 / ALADI cuando se aplique preferencia arancelaria (TL) | Procedencia del trato arancelario preferencial y exención o reducción de DTA |
| 6. Evidencia de Serie (Anexo 18) | Lista de empaque detallada y fotografías de las placas metálicas con marca, modelo y número de serie (obligatorio en clave AF y mercancías del Anexo 18) | Identificación individual conforme al Art. 36-A Fracc. I inciso a) de la Ley Aduanera |
| 7. Soporte de Transporte y Recepción | CFDI con Complemento Carta Porte, talón de flete, In-Bond o Manifest estadounidense y acuse de recepción en almacén (Goods Receipt en ERP) | Materialidad del traslado físico desde la aduana de despacho hasta el domicilio registrado de la planta |
3. Expediente Especial para Transferencias Virtuales (V1)
Las transferencias virtuales clave V1 son el foco número uno de las auditorías de materialidad del SAT, debido a que la mercancía no se presenta físicamente ante la aduana. Si tu expediente de una operación V1 solo contiene el PDF del pedimento, la autoridad puede rechazar la validez del retorno virtual (para el vendedor) o el acreditamiento/tasa 0% de IVA (para ambas partes).
Un expediente blindado de transferencia virtual V1 debe integrar:
- Copia de ambos pedimentos cerrados: tanto el pedimento de importación temporal virtual del adquirente como el pedimento de retorno virtual del enajenante, verificando que coincidan en valor en dólares, cantidad UMT, fecha y número de programa IMMEX de la contraparte (identificador
V1). - Validación de vigencia del programa de la contraparte: captura o constancia en SNICE/SAT que acredite que, en la fecha exacta de pago del pedimento, la empresa contraparte tenía su Programa IMMEX activo y no suspendido (requisito de la Regla 4.3.21, fracción I, inciso a) de las RGCE).
- Contrato u Orden de Compra (Purchase Order) y CFDI de ingresos (con tasa 0% de IVA conforme al artículo 29, fracción I de la LIVA) o constancia de transferencia de mercancías.
- Evidencia física del traslado y entrega en México:
- CFDI con Complemento Carta Porte emitido por el transportista que movió la carga de la planta A a la planta B.
- Remisión o Packing List firmado y sellado de recibido por el almacén de la planta receptora (con nombre, firma, fecha, hora de ingreso y placas de la unidad).
- Registro de entrada (
Goods Receipt) en el ERP y en el sistema de Anexo 24.
4. Plazos legales de conservación (Art. 30 CFF)
El error de depurar archivos a los cinco años sin distinguir el tipo de mercancía genera contingencias graves. La regla de conservación bajo el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF) opera en dos niveles:
- Insumos, materias primas y exportaciones (
IN,RT,V1,F4): 5 años contados a partir de la fecha en que se presentó el pedimento de retorno, cambio de régimen o regularización que cerró el ciclo de esa importación temporal (o 10 años en los supuestos del artículo 67 del CFF). - Maquinaria, equipo, moldes y herramental (
AF,A1de activo fijo yF5): deben conservarse durante todo el tiempo en que el activo fijo permanezca en la planta o en la contabilidad, más 5 años adicionales contados a partir de la fecha en que la máquina se retorne al extranjero (RT), se transfiera (V1), cambie de régimen (F5) o se destruya oficialmente. Si una inyectora se importó en 2012 con un pedimentoAFy sigue produciendo en 2026, el pedimento de 2012, su factura y su contrato de comodato son exigibles hoy mismo en una visita domiciliaria.
5. Arquitectura recomendada de archivo digital y auditoría por muestreo
Organiza tu repositorio en la nube o servidor de cumplimiento con una nomenclatura estandarizada que permita entregar cualquier operación en menos de 15 minutos tras recibir un requerimiento:
/Expediente_Comercio_Exterior
/00_Corporativo_y_Programas
/01_IMMEX_y_Ampliaciones_SE
/02_RECE_Certificacion_IVA_IEPS_OEA
/03_PROSEC_y_Permisos_Regla_8a
/04_Domicilios_Arrendamientos_Layouts
/05_Contratos_Maquila_y_Comodatos_AF
/06_Encargos_Conferidos_y_Patentes
/07_Reportes_Anuales_RAOCE
/01_Operaciones_Pedimentos (Por Año y Mes de Pago)
/2026_10
/3921_6004112_240_IN_[Proveedor]
- 3921_6004112_Pedimento_Completo.pdf
- m3921112.280 (Archivo .M y respuesta de validación)
- COVE26000XXXX.xml / .pdf + Factura_Comercial.pdf
- EDoc_0170260XXXXXX_BL_Transporte.pdf
- EDoc_0438260XXXXXX_Certificado_NOM.pdf
- Manifestacion_Valor_y_Hoja_Calculo.pdf
- CFDI_Carta_Porte_y_Acuse_Recibo_Almacen.pdf
/02_Conciliaciones_y_Descargos_Mensuales
/2026_10_Cruce_DataStage_vs_Anexo24
/2026_10_Acuses_TXT_SCCCyG_Anexo30
/2026_10_Actas_Mermas_y_DesperdiciosPrueba interna mensual (“Auditoría de Trazabilidad de 10 pasos”)
Cada mes, selecciona al azar 3 pedimentos de importación temporal (IN), 1 transferencia virtual (V1) y 1 activo fijo (AF) y verifica que el equipo pueda exhibir en una sola sesión:
- Orden de compra.
- Factura comercial y XML/PDF del COVE.
- Pedimento completo, archivo
.My E-Documents de transporte y RRNA. - CFDI con Complemento Carta Porte y entrada al almacén en el ERP.
- Alta del lote en el sistema de Anexo 24 (con cantidad UMT y valor comercial idénticos a la Tabla
551del Data Stage). - Orden de producción y estructura BOM aplicada.
- Registro de mermas y desperdicios generados.
- Pedimento de retorno (
RToV1), su COVE de exportación y su cruce fronterizo (* DODA / PITA*). - Reporte de descargo PEPS en el Anexo 24 que vincula el retorno con la entrada original.
- Acuse de aceptación en estatus Válido del informe de descargo en el SCCCyG (Anexo 30).
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos deben integrarse obligatoriamente en el expediente de cada pedimento?
Conforme a los artículos 36, 36-A y 59, fracción V de la Ley Aduanera, cada expediente de pedimento debe contener: 1) el pedimento en formato oficial y su archivo electrónico de validación (.M); 2) el Comprobante de Valor Electrónico (COVE) y la factura comercial o CFDI que respalda; 3) los Digitalizados (E-Documents) transmitidos a VUCEM: conocimiento de embarque (Bill of Lading, guía aérea o Carta Porte), documentos que comprueben el cumplimiento de RRNA y certificado o certificación de origen; 4) la Manifestación de Valor y su hoja de cálculo (Art. 59-III, excepto exenciones para OEA / Rubro AA-AAA); y 5) cuando se trate de maquinaria o mercancía del Anexo 18, la evidencia de marca, modelo y número de serie.
¿Por cuántos años se debe conservar el expediente de comercio exterior y el de activo fijo?
De acuerdo con el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF) y el artículo 67 del mismo código, la documentación comprobatoria de las operaciones de comercio exterior debe conservarse durante un plazo general de 5 años, contado a partir de la fecha en que se presentaron los pedimentos o declaraciones. Sin embargo, tratándose de maquinaria y equipo (activo fijo clave AF) que permanece en el país por la vigencia del Programa IMMEX, los pedimentos, facturas y contratos de comodato deben conservarse durante todo el tiempo en que los bienes permanezcan en territorio nacional más los 5 años posteriores a su retorno o cambio de régimen.
¿Cuál es la multa por no conservar o no entregar los documentos transmitidos en el expediente electrónico?
El artículo 185, fracción I y el artículo 184-B de la Ley Aduanera sancionan la omisión de presentar o conservar los documentos e información transmitidos electrónicamente (COVE y E-Documents), además de que en una auditoría la falta de documentación que acredite la estancia legal de la mercancía actualiza las presunciones de contrabando o embargo precautorio del artículo 151.
¿Qué exige la autoridad para acreditar la materialidad de una transferencia virtual V1?
En operaciones con pedimentos virtuales clave V1 (Regla 4.3.21 de las RGCE), el SAT no acepta únicamente el par de pedimentos (importación y exportación virtual). Para acreditar la materialidad de la entrega física en territorio nacional exige: contrato u orden de compra, CFDI de enajenación o comprobante de transferencia, acuse de recibo físico en el almacén de la empresa receptora con sello, fecha y nombre de quien recibe, y el CFDI con Complemento Carta Porte que amparó el traslado terrestre entre ambas plantas.
¿Cómo se relaciona el expediente documental con el Anexo 24?
El Anexo 24 registra los movimientos cuantitativos y de valor (entradas, consumos BOM y descargos PEPS), mientras que el expediente documental aporta la prueba jurídica de cada registro. En una revisión de gabinete o visita domiciliaria de AGACE, el auditor selecciona una muestra de pedimentos del Anexo 24 y solicita el expediente documental completo de extremo a extremo: desde la orden de compra e importación temporal hasta la orden de producción y el pedimento de retorno.
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